RING: 02060 E-POST: 02060@nettavisen.no
Ønsker du å sende video eller andre dokumenter? Benytt 02060@nettavisen.no
Kontakt oss
(TV 2 Nettavisen/CS)

10 triks for Outlook

Vil du bli en bedre og mer effektiv PC-bruker? I dag gir TV 2 Nettavisen deg ti nyttige og morsomme tips om hvordan du blir bedre til å håndtere e-posten din.

Outlook er det mest brukte e-postprogrammet i verden, og det har mange smarte funksjoner som kan gjøre hverdagen litt enklere.

Her er 10 tips for hvordan du enklere kan håndtere e-post, kalender og adresseboken din.

Samle spam-meldinger
Det blir mer og mer vanlig med ulike typer useriøs e-post, og det kan være en fordel å styre disse direkte til en søppelmappe. Når det gjelder denne automatiske filtreringen, kan du sette ulike nivåer.

Som standard brukes nivået Lavt, dette innebærer at bare åpenbare søppelmeldinger legges i mappen Useriøs e-post. Hvis du vil øke filtreringsgraden, kan du velge Høy eller til og med Bare Sikker-lister. Du kan også velge å kaste disse meldingene direkte i stedet for å lagre dem i en mappe.

Slik gjør du det:
1. Klikk Alternativer på Verktøy-menyen.
2. Klikk knappen Useriøs e-post og gjør dine valg.
3. Klikk OK.

Del kalenderen din
Det er flere grunner til at venner eller kolleger bør få tilgang til kalenderen din, det blir i alle fall enklere å sette opp et møte. Du kan også bestemme om den aktuelle personen skal kunne redigere i kalenderen din eller bare se på innholdet.

Slik gjør du det:
1. Velg Alternativer på Verktøy-menyen.
2. Velg kategorien Representanter.
3. Klikk Legg til for å legge til personer som skal få tilgang til kalenderen din.

Ikke glem å gi din venn eller kollega de rettighetene du finner passende.

Lag kategorier
Du kan tildele kategorier til et element, for eksempel møter, kontakter og e-postmeldinger. På den måten kan du samle objekter som hører sammen, og enkelt finne, sortere eller gruppere dem.

Slik gjør du for et eksisterende element:
1. Merk elementene du vil legge til en kategori for. Du kan holde Ctrl-tasten nede samtidig som du klikker for å merke elementer som ikke står etter hverandre.
2. Velg Kategorier på Rediger-menyen.
3. Merk av for ønsket kategori i listen under Tilgjengelige kategorier.
4. Klikk OK.

Slik gjør du når du oppretter et element:
1. Klikk Kategorier i dialogboksen for elementet du oppretter. Hvis du oppretter en e-postmelding, må du velge Alternativer på
Vis-menyen og deretter klikke Kategorier.
2. Merk av for ønsket kategori i listen under Tilgjengelige kategorier, og klikk OK.

Få bekreftet at e-posten er lest
Det kan være kjekt å vite om den du sender en e-post til faktisk har lest den. I Outlook kan du velge å få såkalt lesebekreftelse på enkeltmeldinger du sender. Dette må du gjøre manuelt.

Hvis du vil ha en lesebekreftelse på alle meldingene du sender når mottakeren har åpnet meldingen på sin datamaskin, kan du angi det i Outlook.

Slik gjør du det:
1. Velg Alternativer på Verktøy-menyen.
2. Velg kategorien Innstillinger og klikk deretter E-postalternativer.
3. I vinduet E-postalternativer klikker du Lese- og leveringsbekreftelse.
4. Merk av for alternativet Lesebekreftelse og klikk OK.

Husk at det ikke alltid returneres en lesebekreftelse selv om du har angitt innstillingen ovenfor. Det kan avhenge av konfigurasjonen og hvilken programvare som er installert hos mottakeren.

Lagre vedlegg
I Outlook er det enkelt å lagre vedlagte filer. Du behøver ikke lenger åpne meldingen som inneholder den vedlagte filen, du kan lagre filen direkte fra forhåndsvisningen.

Kontroller at du har installert et antivirusprogram, og at du ikke åpner filer fra personer du ikke kjenner. Du må ikke åpne eller lagre filer hvis du er usikker på innholdet, selv om det kommer fra noen du kjenner.

Slik gjør du det:
1. Pass på at meldingene vises med Forhåndsvisning. Hvis de ikke gjør det, klikker du Forhåndsvisning på Vis-menyen.
2. Klikk meldingen.
3. I Forhåndsvisning høyreklikker du på den vedlagte filen, og velger Lagre som.
4. Velg hvor du vil lagre filen, og klikk deretter Lagre.

Nå er filen lagret der du valgte å lagre den.

Sette inn tabell i e-poster
Hvis du bruker Word som redigeringsprogram for e-post, kan du sette inn tabeller i e-postmeldingene.

Slik gjør du det:
1. Åpne en ny melding.
2. Plasser markøren der du vil sette inn tabellen.
3. Velg Sett inn på Tabell-menyen, og klikk deretter Tabell.
4. Angi størrelse og antall celler for tabellen, og klikk deretter OK.

Finn ut om avsenderen bruker lesekvittering
Avsenderen vil noen ganger ha beskjed om du har lest e-posten han sendte, en såkalt anmodet svarkvittering. Med noen enkle innstillinger finner du lett ut om avsenderen benytter seg av en slik kvittering.

Slik gjør du det:
1. Klikk Gjeldende visning på Vis-menyen, og klikk deretter Tilpass gjeldende visning.
2. Klikk Felt.
3. På rullegardinmenyen Velg tilgjengelige felt fra klikker du Alle e-postfelt.
4. I feltet under Tilgjengelige felt merker du av for Bedt om bekreftelse.
5. Klikk Legg til og OK.

Nå skal du ha fått en kolonne i innboksen med navnet Bedt om bekreftelse. Der står det enten Ja, hvis avsenderen krever svar, eller Nei, hvis det mangler.

Endre tegnsnitt
Du kan angi hvilket tegnsnitt og hvilken størrelse du vil ha som standard når du skal opprette nye e-postmeldinger.

Slik gjør du det:
1. Velg Alternativer på Verktøy-menyen.
2. Klikk kategorien E-postformat.
3. Klikk Tegnsnitt.
4. Klikk Velg tegnsnitt ved siden av ruten Nye meldinger.
5. Merk av for alternativet du vil ha, og klikk OK.

Nå brukes innstillingene du har valgt som standard. Du kan også endre tegnsnittet for Svar og videresending ved å klikke Velg tegnsnitt ved siden av Svar og videresending.

Digitalt visittkort
Outlook støtter bruk av vCards, som er internettstandarden for å opprette og utveksle elektroniske visittkort. Du kan bruke elektroniske visittkort for å sende informasjon om firmaet ditt til andre, og angi at det automatisk skal legges ved et visittkort i signaturen din i e-postmeldinger.

Slik gjør du det:
1. Velg Alternativer på Verktøy-menyen.
2. Velg kategorien E-postformat.
3. Klikk Signaturer og merk signaturen der du vil legge ved visittkortet.4. Klikk Rediger.
5. Merk ønsket visittkort i listen under Alternativer for visittkort (vCard), eller klikk Nytt visittkort (vCard) fra kontakt.
6. Klikk OK i hver dialogboks.

Rett stavefeil
I Outlook kan du bruke funksjonen Autokorrektur selv om du har Outlook som redigeringsprogram. Det fungerer bare hvis du bruker RTF og uformatert tekst.

Det finnes allerede en rekke forhåndsdefinerte Autokorrektur-oppføringer som automatisk retter det du skriver feil, men du kan også legge til egne oppføringer. Dessuten finnes det flere ulike alternativer som du kan aktivere eller deaktivere.

Slik gjør du det:
1. Opprett en melding og sett markøren i meldingsfeltet.
2. Velg Alternativer for Autokorrektur på Verktøy-menyen.
3. Merk eller fjern merkingen for ønskede alternativer.
4. Klikk OK.

Du kan også bytte språk for stavekontrollen hvis du for eksempel vil skrive en e-postmelding på engelsk.

Slik gjør du det:
1. Velg Alternativer på Verktøy-menyen.
2. Velg kategorien Stavekontroll.
3. I feltet Språk velger du ordlisten som skal brukes i stavekontrollen.
4. Klikk OK.

Tipsene er hentet fra Microsofts Tips & Tricks.

Mest sett siste uken

Lik Nettavisen her og få flere ferske nyheter og friske meninger!

sterke meninger

Nettavisen vil gjerne vite hva du mener om denne saken, og ønsker en frisk debatt i våre kommentarfelt. Vær saklig og respektfull. Les mer om Nettavisens debattregler her.

Gunnar Stavrum
sjefredaktør

comments powered by Disqus

Våre bloggere