RING: 02060 E-POST: 02060@nettavisen.no
Ønsker du å sende video eller andre dokumenter? Benytt 02060@nettavisen.no
Kontakt oss

Nye e-post-regler skaper kaos

De nye e-postreglene vil skape kaos, skriver advokat Morten Steenstrup i et leserinnlegg.

LESERINNLEGG: Fornyings- og administrasjonsdepartementet har sendt på høring forslag til ny forskrift om arbeidsgivers tilgang til arbeidstakeres e-post. Departementet skal ha honnør for at de vil avklare dagens uklare rettstilstand, som lett skaper konflikter. Forslaget bør likevel ikke vedtas med de regler om sletting og overtredelsesgebyr som foreslås.

Dersom de foreslåtte reglene blir vedtatt, vil dette sette bedrifters verdier i fare og true mange arbeidsplasser. Forslaget snur dagens virkelighet på hodet – bedriften skal ikke ha adgang til sitt eget data- og e-postsystem – det er de ansatte som skal bestemme.

Nå skal hovedregelen bli at all dokumentasjon som ligger på den ansattes e-postadresse umiddelbart skal slettes når han eller hun slutter. Dersom bedriften har konfigurert sitt IT-system slik at hver ansatt har sitt dedikerte brukerområde, som er passordbeskyttet, skal dette slettes etter hovedregelen, uansett om dette er virksomhetsrelevant eller ikke. En slik hovedregel medfører at bedriftene blir tvunget til å slette viktige forretningsdokumenter, dersom de ikke har avtale eller instruks. I mangel av instruks, vil den ansatte som skal slutte ha vetorett. Dette er selvsagt en helt urimelig hovedregel. Det er høyst uklart hvor grensene går for hvilke elektroniske dokumenter, utover e-post, som omfattes av reglene og sletteplikten.

I verste fall kan bedriftene bli tvunget til å slette alle elektroniske lagrede dokumenter den ansatte har produsert som ligger på vedkommendes brukerområde. Dette vil medføre en tvungen destruering av bedriftenes eiendom som er helt uakseptabel. Det er også helt uakseptabelt at bedriftene må ha enten avtale med sine ansatte eller gi datainstruks for å komme unna en slik sletteplikt. En slik hovedregel kan medføre stor skade og tvinge bedriftene til å bli lovbrytere. Det er ikke alltid ansatte er like flinke til å sende bilag til bedriftens regnskapsansvarlig. Bilagene i e-postene kan være oppbevaringspliktige etter bokføringsloven, og reglene kan hindre bedriftene i å få bokført bilag som måtte befinne seg som vedlegg i ansattes e-post.

Departementet har overhodet ikke vurdert de forpliktelsene norske bedrifter har når de er børsnotert i USA og derfor må følge Sarbanes-Oxley Act. Det er i dag eksempler fra utlandet på at selskaper er pålagt bøter i millionklassen for ikke å ha gode nok systemer for å lagre og kunne søke i gammel e-post.

Heller ikke har departementet behandlet hvordan de foreslåtte regler harmonerer med dagens regelverk knyttet til kampen mot økonomisk kriminalitet, korrupsjon, hvitvasking mv. Når en ansatt slutter og ingen har mistanke om klanderverdige forhold, pålegges virksomhetene etter forslaget i utgangspunktet å slette e-postkontoen hans. Det er her tale om en bevisst og pålagt sletting av e-poster og andre elektronisk lagrede dokumenter som er virksomhetens eiendom og som arbeidstakeren har jobbet med for bedriften. Det betyr at en bedrift i ettertid ikke vil være i stand til å dokumentere hva som har skjedd i bedriften når tilsynsmyndigheter vil gjennomføre kontroll eller bedriften vil forsvare seg i forhold til anmeldelser og anklager. Dette vil reise betydelige problemer i forhold til skatt- og avgiftsmyndighetene, samt overfor Konkurransetilsynet, påtalemyndighet osv.

Forskriftens hovedregler er lite hensiktsmessige, og de krever i praksis at bedriftene selv må utvikle et privat regelverk. Det er dette som kommer til å bli den praktiske hovedregel. Arbeidslivets hovedorganisasjoner vil måtte sørge for å lage private mønsterregelverk. Enhver bedrift kan lage sitt eget regelverk sammen med sine ansatte. Det innebærer en privatisering av lovgivningen, stikk i strid med hensikten som er å få klare regler som alle kan bruke. Et slikt privatiseringsforslag er uventet fra en rød-grønn regjering.

Blir forskriften vedtatt kommer norsk arbeidsliv til å oversvømmes av ulike private regelverk om håndtering av ansattes e-poster som vil variere fra bedrift til bedrift. Det betyr at vi ikke får et entydig regelverkssett i norske bedrifter, men ansatte må forholde seg til helt nye regler når de begynner i ny jobb. Det er bare de ressurssvake bedriftene som ikke aktivt utformer et eget regelverk som blir henvist til å følge de regler som er trukket opp i utkastet til forskriften. Dette betyr altså at man nå legger opp til et privatisert system hvor lovgiver får minimal innflytelse på hvordan håndteringen av ansattes e-poster blir i praksis. De foreslåtte e-postreglene vil derfor føre til kaos dersom de blir satt ut i livet; det blir ikke forskriftens hovedregler som vil gjelde, men nye private datainstrukser. Derfor virker hele forslaget til nye forskrifter lite gjennomtenkt.

Etter forslaget skal også Datatilsynet for fremtiden gjøres til både anklager og dommer ved at tilsynet skal kunne ilegge både privatpersoner og bedrifter straff i form av overtredelsesgebyr på inntil 10 ganger grunnbeløpet i folketrygden, dvs ca 628 920 kr. Verken forsett eller uaktsomhet kreves for å forelegge virksomheter slikt gebyr, såfremt overtredelsen ikke skyldes forhold utenfor virksomhetens kontroll. Her foreslås et tilnærmet objektivt ansvar for virksomhetene, uten krav til kontradiktorisk behandling. Dette representerer uten tvil en fare for rettssikkerheten.

Høringsfristen til 17. januar 2007. Det haster nå for arbeidsgivere og ansatte til å komme med forslag som kan sikre at innholdet i en fremtidig forskrift blir hovedregelen og ikke unntaket.

Av advokat Morten Steenstrup, som er partner i Steenstrup Stordrange og har møtetett for høyesterett.

Lik Nettavisen her og få flere ferske nyheter og friske meninger!

Våre bloggere