Nettavisen.no

Tjenester
BARE DEG: Bruk helgen til noe annet enn kjærestejakt.
BARE DEG: Bruk helgen til noe annet enn kjærestejakt. Foto: Crestock (Crestock)

Nå er firmafestene tilbake

Det bestilles julebord, kurs, konferanser og firmafester som aldri før. Det kan lønne seg å være tidlig ute.

Foran julen i år har hoteller, restauranter og festlokaler rundt omkring i Norge opplevd en kraftig økning i antall julebordsbestillinger. Det har også vært en stor økning i antall andre arrangementer bedrifter gjennomfører.

Utfordringene for arrangementsstedene er likevel at bedriftene booker sine fester, kurs, konferanser og møter mye tettere opp i mot dato for selve arrangementet. Det betyr høyere pris og større vanskeligheter med å skaffe egnet lokale.

Når i tillegg mange gjennomfører tidligere avtalte arrangementer som ble kansellert i fjoråret kan det fort være at bedrifter kan møte fulle hotell og fullbookede restauranter når julebordet eller konferansen skal gjennomføres.

Å få ansvaret for å planlegge og gjennomføre en aktivitet for bedriften medfører alltid mye planlegging og koordinering, hvor en stor del av jobben vil være å få tak i egnet sted. Vi gir deg derfor 5 enkle triks til hvordan du kan gjøre det hele enklere for deg, og din bedrift - enten det er du selv som skal planlegge eller du skal delegere jobben:

1. Vær ute i god tid
Sørg for at datoen hvor et arrangement skal gjennomføres er planlagt i god tid. Allerede i september bør dato for julebord være spikret for å sikre at man får egnet sted og at alle personer som skal delta setter av dagen i sin kalender. En generell tommelfingerregel er at man trenger minimum tre måneder for å sikre at flest mulig kan delta.

2. Send ut invitasjoner selv om du ikke har sted
Det er ikke nødvendig å ha alle detaljer på plass før du sender ut invitasjonen til arrangementet. Hvis du vet hva det viktigste er (julebord, firmafest, kurs om interne prosesser etc) er det viktigst først sammen med dato. Sted og detaljer om tid kan man komme tilbake til. Det kan likevel være viktig å ta med om det er overnatting eller ikke.

3. Sørg for en enkel deltagerliste
Deltagerlister blir justert kontinuerlig, fra første dag du sender ut invitasjoner - til siste. Excel er muligens den enkleste metoden å sørge for at det er raskt å finne igjen folk (ved å sortere på navn eller søke i regnearket), og du kan også skrive ut deltagerlister senere. Det finnes også en norsk onlinetjeneste som er grei å bruke: Deltager.no.

4. Korte frister og påminnelser
Ha en kort frist på første påmelding. Er det for lang frist vil folk utsette å svare. Send to eller tre påminnelser før fristen, gjerne med oversikt over hvem som er påmeldt (gir en ekstra påminnelse og folk kan sjekke om de faktisk står på listen).

5. Sjekk flere steder
Å bare sjekke et sted kan bety en ekstra kostnad. Ved å bruke den gratis anbudstjenesten MittOppdrag.no kan du selv gi en beskrivelse av hva du skal gjøre, og få tilbake anbud fra mange potensielle arrangementssteder for å senere kunne vurdere tilbudene i ro og mak. Det kan bety penger spart, men mest av alt - tid spart.

Se tilbydere innenfor firmafest-innhold her: Informa

Se tilbydere av julebord her: Informa

Se tilbydere innenfor konferanse her: Informa