10. FYI

Ikke videresend en lang remse med e-postdialoger ved å merke den med kun forkortelsen FYI (for your interest), eller kun en link. Skriv noen linjer om hva mottakeren kan forvente seg om innholdet du faktisk sender. Da kan mottakeren selv bestemme om han ønsker å klikke på linken for å se videosnutten med katten som spiller piano eller lese mailkorrespondansen mellom ti personer som diskuterer hvor de skal spise lunsj.

9. Signatur

Bunnen av en e-post skal alltid inneholde signatur med navn, telefonnummer og bedrift. La mottakeren slippe å skumme gjennom en rekke av tidligere e-postkorrespondanser for å finne din kontaktinfo. Dersom du tok initiativet til e-posten i utgangspunktet er det greit, men dersom du startet e-posten med å svare på en annen vil ikke signaturen automatisk legge seg inn.

8. Emnefelt

Ikke la emnefeltet i e-posten være blank, det er både irriterende og slurvete . Dersom du bare skal stille et enkelt spørsmål, la dette stå i emnefeltet, så vedkommende kan skille dine verdiløse e-poster fra hverandre.

7. Svarhistorie

Noen har en tendens til å fjerne tidligere korrespondanse i en e-post, slik at et svar ikke inneholder den opprinnelige e-posten. Mottakeren må i slike tilfeller gå til innboksen sin og lete gjennom tidligere e-poster, kanskje fra lang tid tilbake. De fleste ønsker å vite konteksten, hva som er skrevet i etterkant og dermed får gitt et nøyaktig svar på e-posten. Ikke gjør livet til mottakeren vanskeligere enn det trenger å være.

6. Anstendig tone

Skriv til andre som om de gjør deg en tjeneste, selv om det er jobben deres å utføre det du ber om. Dersom du følger denne regelen kan det være med å avgjøre hvordan de prioriterer dine forespørsler sammenlignet med andre arbeidsoppgaver.

Ikke la mottakeren gjette seg til hvilket tonefall du egentlig har når du skriver. Dersom du er i tvil er det bedre å være for mye takknemlig enn for lite. Samtidig bør du ikke prøve å analysere tonefallet til den som skriver til deg – de er trolig bare like dårlige til å utforme e-post som deg.

5. Blindkopi (del 1)

Sender du en e-post og samtidig setter en person på blindkopi, vil ikke vedkommende som mottar mailen se at den har en ekstra mottaker. Men husk at personen som faktisk står på blindkopi ser det, dette kan gi et inntrykk av at du mangler ryggrad.

4. Overdreven/underdreven kopi

Dersom du inkluderer for mange mottakere på kopi kan det virke irriterende, dersom du inkluderer for få kan du risikere at noen føler seg utelatt og fornærmet over at du ikke ser på dem som verdifulle nok til å være en del av dette temaet. Dersom du er i tvil velg heller noen for mange enn for få, da sistnevnte scenario er det mest uheldige. Dersom du selv står på kopi på e-post du ikke ønsker å motta, be høflig (se regel nummer 6) om å bli fjernet, eller bare bruk det halve sekundet det tar å klikke på slettknappen.

3. Blindkopi (del 2)

Når du sender e-post til flere personer som ikke kjenner hverandre eller jobber i forskjellige firmaer, bruk alltid blindkopi. Dette bør du gjøre for å unngå en million svar til alle og så ikke vedkommende ender opp på noens mailingliste ufrivillig. Følger du ikke denne regelen vil trolig mottakerne irritere seg over tråden som resulterer i utallige svar med «Jeg er med» og «Bra jobba» fra folk man ikke aner hvem er.

2. Maktkopi

Dette får deg gjerne til å framstå både som en amatør og som barnslig. Du setter sjefen på kopi fordi du tenker at mottakeren ikke kommer til å svare eller utføre jobben, men det resulterer gjerne i at du setter deg selv i et dårlig lys eller at overordnede bare overser det. Dette er en taktikk du kun bør ta i bruk dersom det er siste utvei.

1. Unødvendige svar til alle

Ingen ting er vel mer irriterende når en e-post blir sendt ut til alle på jobben, og ti personer også svarer til alle om «Jeg er med», «Beklager, det passer ikke den dagen» og så videre. Enkelte bedrifter har fjernet muligheten til å svare alle, det burde kanskje flere gjort.

(Kilde: http://coedmagazine.com/2011/03/26/10-obnoxious-things-you-probably-do-on-email/)