NA24.no

Sabotasje av eget prosjekt

Sist oppdatert:
Øyvind Dale Spørck gir en innføring for nybegynnere.

Omorganisering, spesielt i offentlig sektor, kan til tider sammenlignes med å omorganisere en kirkegård. Du kan ikke forvente hjelp fra de som allerede er der. Og hvis omorganisering betyr tjenesteutsetting, eller outsourcing som det ofte kalles på orginalspråket, kan motviljen være total.

Videre, for å være helt sikker på at prosjektet ikke skal lykkes, er det mye en kunde kan gjøre for å sørge for både et dårlig resultat og en skyhøy kostnad. Og dette til tross for at innkjøper hverken saboterer eller strengt tatt selv forstår at noe gjøres feil.

Normalt starter prosessen med å analysere hvilke tjenester man har idag. Deretter legger man til ønskelisten over hva som bør forbedres. Man spesifiserer gjerne fremgangmåte, teknologi og prosesser relativt detaljert, slik at leverandørene skal vite hva som forventes. Dermed har man allerede fra start sørget for å få et dårlig sammenligningsgrunnlag, samtidig som besparelsespotensialtet begrenses.

Øyvind Dale Spørck
Øyvind Dale Spørck

Tilleggsønskene sørger for at man sammenligner epler og bananer når besparelser skal beregnes i forhold til dagens løsning, mens spesifiseringene sørger for at leverandøren blir bundet til å levere en langt mindre standardisert tjeneste, som også betyr en dyrere tjeneste.

Alle er vi unike
Som kunde bør en være opptatt av målet, og ikke nødvendigvis hvordan leverandøren kommer dit. Det eneste man som leverandør kan være sikker på når man kommer til noen som skal outsource, er at kunden vil hevde at de er ”unik” og at standardløsningene ikke passer. Men sannheten er at de færreste er så unike at de ikke kan oppnå bedre resultater ved å heller fokusere på målet enn i detalj hvordan tjenesten leveres.

Ved å velge en noe mer standardisert løsning vil leverandøren oppnå stordriftsfordeler som kommer kunden til gode i form av lavere priser, og man nyter godt av at løsningen er nøye gjennomtestet av andre kunder. Man kan riktignok ende opp med noe høyere interne opplæringskostnader, men får samtidig endret noen av arbeidsmåtene som kanskje henger igjen av gammel vane og ikke fordi de er optimale i forhold til de oppgavene som skal løses.

Når tilbudene så skal vurderes, bør kunden ha gjort et grundig forarbeid. En kunde som ikke forstår hva som skal leveres eller forskjellene mellom leverandørene har en tendens til å fokusere utelukkende på pris. Et tall kan nemlig selv den dummeste kunde forholde seg til.

En ærlig leverandør?
Dette setter leverandøren i et vanskelig dilemma selv om de i utgangspunktet ikke ønsker å lure potensielle kunder. Men i en konkurransesituasjon er det ikke sikkert alle tilbyderene er like hedelige. Så hva gjør man om kunden forventer store prisreduksjoner som følge av manglende forståelse av forskjellene mellom løsningene som tilbys? Sier man fra, med fare for å fornærme kunden, eller priser man seg lavt for så å fakturere tilleggstjenester med gaffel? Eller trekker man seg rett og slett fra konkurransen?

Sannsynligheten er stor for at man vil oppleve alle tre scenarioene. Noen leverandører trekker seg, da tilbudsprosessen ofte er ressurskrevende, og dermed ikke verdt det. Andre gjør det som skal til for å vinne, mens andre igjen gjør et desperat forsøk på å forklare selgeren forskjellene, uten at det normalt sett gjør det helt store utslaget.

Se opp for detaljene
I sluttfasen skal man bli enig om kontrakten. Normalt benyttes standardavtaler, men det skal som regel noen justeringer til for at begge parter skal bli fornøyd. Drømmekunden er en petimeter som fokuserer på detaljene slik at skrivefeil rettes, overskriftene får samme fontstørrelse og diskusjonene går rundt ordlyden på noen enkeltstående punkter som i den store sammenhengen betyr svært lite.

Ved å fokusere på småfeil i kontrakten har leverandøren klart å holde fokus borte fra det som virkelig betyr noe. Nemlig de overordnede ansvarsforholdene, og hva helheten er i det som skal leveres. Normalt bør en kunde ønske seg vide formuleringer som plasserer ansvaret hos leverandøren, mens leverandøren ønsker seg millimeternøyaktige spesifiseringer over akkurat hva som skal leveres. Om overordnet ansvar plasseres hos leverandør kan kunde peke på denne, og forlange at disse skal ordne opp uten noe mer spørsmål. Spesifiserte og detaljerte formuleringer derimot, pulveriserer ansvar og sørger for den berømte pekeleken der alle kan påstå at ansvaret ligger et helt annet sted enn hos nettopp dem, og da helst mellom to stoler. Dette åpner samtidig for ytterligere fakturering for både enkelttimer og endringsordrer som strengt talt burde ha vært inkludert.

Til slutt er signaturen på papiret, og leveransene skal begynne. Det er først etter noen måneder eller kanskje noen år man med sikkerhet kan anslå totalkostnadene og kan beregne eventuelle besparelser, mens kvalitetsforbedrelsene helst bør være synlig ganske raskt.

De fleste prosjektene ender godt, da dette normalt er i begge parters interesse. Men for å sikre suksess, er det viktig at det gjøres et godt stykke arbeid gjennom hele prosessen fra kartlegging av hva man ønsker å oppnå til signaturen settes på papiret, og selvsagt også når løsningen skal implementeres. Å få en signatur på et papir er fort gjort. Å sørge for at tjenesteutsettelsen blir en suksess krever langt mer innsats. Det kan også være en fordel å lese neste ukes kommentar som vil ta for seg tvilsomme tilbud fra tvilsomme typer, eller rett og slett hva leverandører kan finne på for å vinne nettopp din kontrakt.

NA24 samler de beste kommentatorene. Her er din daglige dose kommentarstoff.

Øyvind Dale Spørck jobber som rådgiver innen IT-strategi hos PA Consulting Group. Han har utdannelse innen finans og ledelse fra Arizona State University samt teknologi fra Harvard.

Mest sett siste uken

Lik Nettavisen her og få flere ferske nyheter og friske meninger!

sterke meninger

Nettavisen vil gjerne vite hva du mener om denne saken, og ønsker en frisk debatt i våre kommentarfelt. Vær saklig og respektfull. Les mer om Nettavisens debattregler her.

Gunnar Stavrum
sjefredaktør

comments powered by Disqus

Våre bloggere