(Namdalsavisa)

Det er fort gjort. Jeg har som advokat jobbet mye medå bistå virksomheter i å få personvern inn som en naturlig del av organisasjonen og den daglige driften, og ser at feilsendt e-post ofte går igjen som et avvik.

De fleste av oss kjenner oss igjen i situasjonen. Senest for noen måneder siden, sendte jeg selv et bilde av bilen min til min tidligere kollega Arild, og ikke til min onkel Arild, som egentlig skulle fått det. Heldigvis var det ikke så invaderende at min tidligere kollega Arild fikk eksklusiv kunnskap om at jeg hadde byttet til vinterdekk.

En feilsending trenger ikke alltid å få dramatiske konsekvenser. Men det anbefales å være ekstra observant dersom for eksempel kjæresten din og sjefen din har samme fornavn.

Les også: Hva bør du tenke på om du vurderer å gjennomføre et generasjonsskifte?

Dersom du i jobbsammenheng feilsender e-post, kan konsekvensene likevel raskt bli store. Hvis den feilsendte e-posten inneholder personopplysninger, er dette et avvik i henhold til lov om personopplysninger og GDPR, og må håndteres deretter.

Hovedårsaken til feilsendingen er at e-postklienten har autoutfylling av e-postadresser, slik at mottakeradresser fylles ut med feil adresse fra brukerens tidligere sendte e-poster.

Det er også fort gjort å trykke feil. NTNU fikk for eksempel en bot på 75.000 kroner da en NTNU-ansatt skulle sende en e-post om hvorvidt en student var skikket til psykologiyrket til en kollega, men i stedet trykket «svar alle», og feilsendte e-posten til 52 studenter ved fakultetet, deriblant studenten e-posten handlet om.

Sparebanken Vest var også nylig i nyhetsstormen med en feilsendt SMS med betalingspåminnelse til en navngitt kunde som ble sendt til minst 4000 personer. Det blir nok heller ikke billig.

Les flere saker fra Norsk debatt her

Feilsending av e-post utgjør ofte et avvik etter personvernregelverket. Avvik som innebærer middels eller høy risiko skal rapporteres til Datatilsynet. Dersom feilsendingen innebærer ingen eller lav risiko er det tilstrekkelig at feilsendingen rapporteres og håndteres av bedriftens interne avvikssystemer.

Et enkelt tiltak for å unngå denne feilen er å skru av autocomplete i e-postsystemet. Dette er mulig i de fleste e-postsystemer. Det vil ta lengre tid å skrive inn e-postadresser, men vil kunne føre til færre feilsendinger.

Det er også en mulighet å sette på en forsinkelse på ett minutt. Da kan du faktisk trekke tilbake e-posten innen dette minuttet er omme. En slik funksjon vil fungere bra for de som er litt raske i avtrekkeren.

Ellers er det jo også en teknikk som fungerer bra, helt til du en vakker dag glemmer det igjen: Dobbeltsjekk hvem du sender til.

Silje Fagerhaug, advokat i Bjerkan Stav advokatfirma, Namsos