RING: 02060 E-POST: 02060@nettavisen.no
Ønsker du å sende video eller andre dokumenter? Benytt 02060@nettavisen.no
Kontakt oss

Slik skriver du e-post (som blir lest)

e-post
e-post Foto: Colourbox (Colourbox)
Sist oppdatert:
Skriv e-postene slik at de ikke kan ignoreres. 5 + 19 tips!

- Jeg får vanvittig mye e-post og mange av meldingene forholder jeg meg rett og slett ikke til. Filtreringen på e-postkontoen min er rimelig aggressiv, sier lektor og nettguru Gisle Hannemyr ved Universitetet i Oslo.

Gisle Hannemyr har hatt samme e-postkonto siden 1985, så han føler seg trygg på at adressen hans fins i arkivene til samtlige aktører i spambransjen. Filteret han bruker har han selv programmert med det superenkle programspråket Sieve. Sieve er utviklet spesielt for postfiltrering.

- Min strategi er at jeg anser all e-post som suspekt. Men jeg hvitlister automatisk alle jeg sender e-post til. Og så har jeg hvitlistet den fjerde statsmakt, regjeringen og noen departementer. Spambøtta leser jeg når det regner, sier han.

Mistet Beijing-tur
Hannemyr mottar 100 til 200 e-poster hver dag. Bare fem til ti av dem passerer spamfilteret.

- Jeg mister noe på den måten. Blant annet gikk jeg glipp av en invitasjon til å holde et foredrag i Beijing - alle kostnader betalt. Men jeg må ha et aggressivt filter. Det er sånn jeg overlever, sier Hannemyr.

På Hannemyrs hjemmeside skriver han rett ut at det er bedre å ta en telefon enn å sende e-post om det haster med å få tak i ham. For øvrig klaget han i en artikkel i PC World over at han fikk for mange meldinger (20-30 om dagen) - allerede i 1997.

- Brev skiller seg ut
Daglig leder Eirik Johansen i Netmaking har tidligere skrevet en artikkel om Effektiv og profesjonell bruk av e-post. Han tar til orde for å skrive et godt, gammeldags brev - om du ønsker å skille deg ut.

- Å fyre av en e-post fungerer dårlig når du kontakter noen for første gang, så det gjør jeg aldri. Jeg tar i stedet en telefon eller sender et brev. I dag sender alle e-post og da er det mye lettere å skille seg ut i bunken om du sender en snailmail. Men om du først skal sende en e-post er mitt beste tips at du bruker tid på å formulere deg godt og beskrivende i emnefeltet, for da skiller du deg ut. For eksempel har anslagsvis 60 prosent av e-postene jeg får tilsendt «Webside» i emnefeltet, så det virker som om emnefeltet er det folk bruker aller minst tid på, sier Johansen.

Fem tips for å få svar
Tim Ferriss, forfatter av boka The 4-Hour Workweek: Escape 9-5, Live Anywhere, and Join the New Rich, gir i sin blogg 5 Tips for E-mailing Busy People med ett eksempel på en e-post som han begunstiget med et svar. Her er de fem grunnene til at han svarte:

1. E-posten var kort og det gikk klart fram hva avsenderen ville med den.

2. Avsenderen gjorde et godt inntrykk ved første møte og hadde ikke allerede brukt opp velviljen ved å sende Ferriss meningsløse e-poster for å «holde kontakten».

3. Avsenderen hadde gjort hjemmeleksen sin før han sendte e-posten. Mange plager travle folk med spørsmål det tar 10 sekunder å finne ut av på Google. Skriv tydelig hva du allerede har gjort for å hjelpe deg selv!

4. Avsenderen brukte samme triks som hodejegere ved at han spurte Ferriss om han kan anbefale noen som passet i stedet for å spørre om Ferriss selv var interessert. Slik ga han Ferriss en komfortabel mulighet til å avslå henvendelsen.

5. Avsenderen gjorde det klart at det var greit om Ferriss ikke kunne hjelpe eller ikke hadde tid. Paradoksalt nok, skriver Ferriss, øker dette sjansene for at avsenderen får svar.

19 ting å tenke på
1. Ta en siste kikk før du sender . Da unngår du å sende e-poster du ikke bør sende fra deg.

2. Les korrektur. Språket ditt sier noe om deg (og bedriften du jobber for), så bruk et korrekt og presist språk om du vil gjøre et godt inntrykk.

3. Bruk små bokstaver (minuskler). STORE BOKSTAVER (VERSALER) ROPER, så om du ikke vil fremstå som en brølape så holder du deg til minusklene. Men bruk store bokstaver der språkreglene krever det. Om du skriver hele teksten i minuskler så fremstår du som en lat, chattepreget tenåring.

4. Bruk emnefeltet. Klarer du å oppsummere henvendelsen din i tre ord? De beste e-postskriverne får leseren til å tenke på hvordan de skal besvare henvendelsen allerede før e-posten er åpnet. «Hei» er fyfy.

5. Ikke bruk ironi. Om du får lyst til å taste inn et smilefjes, så er du på tynn is. Humor og e-post kan føre til (katastrofale) misforståelser.

6. Bruk normalt språk. Spesielle akronymer som f.eks. LOL (laughing out loud) hører ikke hjemme i e-poster, for du vet ofte ikke hvilke akronymer mottakeren av e-posten din kjenner til.

7. Hold deg til saken. Dropp koseprat og utenomsnakk, kjør rett på poenget. Og hold deg til en sak per e-post. Verden er forvirrende nok som den er.

8. Ikke send «Svar til alle». Gjør det til en vane å ikke sende svar til alle på mottakerlisten, så reduserer du sjansen for å en vakker dag gå på en kjempepinlig e-postsmell. Og ikke send kopier av e-post til folk som ikke er direkte involvert i det e-posten handler om.

9. Ikke send kopi av alt til sjefen. Hvis du ønsker at sjefen skal legge merke til deg i positiv forstand, så kan du hjelpe henne ved å utelukkende sende nødvendige e-poster. Å bruke sjefens postkasse som spambøtte er ikke noe sjakktrekk.

10. Ikke send vedlegg. «Hei, har rettet en feil på side 207 i pdf-filen, så her får dere den for tredje gang!» Nei, spar din neste for vedleggshelvete. Om du må sende vedlegg, så gjøre dem små. Mange sliter med at postkassene deres fylles på en blunk.

11. Tenk postkort. E-poster er ikke private. Politiet, etterretningsorganisasjoner, crackere og sjefen din kan lese hva du skriver. Så tenk som om du skriver et postkort - en e-post er ikke lukket inne i en konvolutt.

12. Ikke send kjedebrev. «Send denne e-posten til 12 personer innen en time, så kommer du til himmelen.» Kjedebrev er morsomt for unger, men alle som har fylt 12 år bør vite bedre. Er du i tvil om du har mottatt et kjedebrev eller ikke, så sjekk saken med et Google-søk på urbane legender - urban legends, med noe sentral tekst fra den mistenkelige e-posten.

13. Still klokka. Det virker pussig å motta en e-post fra1981.

14. Rediger sitatene. Når du svarer på en e-post så ikke legg ved hele sitathistorien uredigert. Klipp det viktige og kommenter det, men pass på at du ikke endrer andres originale språkbruk i prosessen. Slett alt overflødig snikksnakk.

15. Ikke send virus. Beskytt deg selv og andre mot virus. Antivirusprogrammer har virkelig noe for seg.

16. Bruk signatur. Bruk en signatur med nødvendig kontaktinformasjon, slik at folk forstår hvem du er og hvordan de kan nå deg.

17. Vis respekt. Vær snill og grei i e-postene dine, så når du langt her i verden. Om du på død og liv må skjelle noen ut, så gjør det ansikt til ansikt for bedre effekt.

18. Svar raskt. Om du ønsker å fremstå som profesjonell og vennlig, så svarer du raskt på e-poster. Et «Sorry, jeg har ikke tid nå» er bedre enn å la folk vente på deg i uvisse.

19. Er det noe viktig? Ikke send e-post. Ikke undervurder samtalen. Har du noe viktig på hjertet så er det mest effektivt å møte den du skal snakke med. Kroppsspråk og tonefall sier mer enn 1000 ord.

Kilder for de 19 tipsene: Steria, Microsoft, Netmaking, Jerz og About.com.

Mest sett siste uken

Lik Nettavisen her og få flere ferske nyheter og friske meninger!

sterke meninger

Nettavisen vil gjerne vite hva du mener om denne saken, og ønsker en frisk debatt i våre kommentarfelt. Vær saklig og respektfull. Les mer om Nettavisens debattregler her.

Gunnar Stavrum
sjefredaktør

comments powered by Disqus

Våre bloggere