*Nettavisen* Økonomi.

Bruker én time på e-post hver dag

Foto: (TV 2 Nettavisen/CS)

Vi sender e-post som aldri før, men kunne i mange tilfeller spart oss bryet. Les ekspertenes tips om hvordan du blir en effektiv e-postbruker her.

01.02.05 10:57

Vi bruker alle sammen e-post, men de færreste av oss har fått noen form for opplæring i å bruke dette verktøyet i arbeidsdagen.

Bruker timer på e-post
Det betyr mye bortkastet tid.

En undersøkelse utført av Junglemap, viser at en gjennomsnittlig norsk e-postbruker bruker 61 minutter på e-post hver dag, mens en leder bruker hele 92 minutter hver eneste dag.

Noen av feilen vi gjør er å sende uklare e-poster, kopiere inn for mange mottakere og skriver for lange e-poster.

Manglende organisering
Dessuten er det mange som ikke vet om mulighetene for å organisere og kopiere e-posten som renner inn, og resultatet blir overfylte innbokser.

- En undersøkelse vi gjennomførte sammen med Junglemap, viste at kun 35 prosent visste hvordan de kunne bruke «Avansert søk»-funksjonen i Outlook for å finne igjen e-post.

Det tyder på at det er et stort behov for opplæring i hvordan e-postsystemene fungerer. Virksomheter har mye å hente på å øke fokus på omkring produktiv og riktig e-postbruk, sier Brynjar Skauvik, direktør for Information Worker i Microsoft Norge.

Her er Microsoft og Junglemaps beste e-posttips:
¿Send e-post til så få mottakere som mulig

¿Begynn med en positiv hilsen

¿Fortsett med hva du ønsker gjort og når – vær konkret

¿Jo kortere, jo bedre

¿Husk at du ofte sender e-post på vegne av bedriften du jobber i, ikke personlig.

¿E-post varer evig og går jorden rundt superkjapt. Sex, mobbing og konfidensielle opplysninger på avveie kommer derfor raskt tilbake og biter deg i rumpa.

For bedriftene:
¿3 av 4 e-post journalføres ikke.

¿Viktige dokumenter og e-post forsvinner når ansatte rydder i innboksen sin. Manglende opplæring og bevisstgjørng er grunnen.

¿Etablér entydige retningslinjer og etikettedefinisjoner

¿Få dokumenter ut fra Outlook og Exchange og arkiver dem.

¿Tren ansatte på relevant funksjonalitet og arbeidsprosesser

Nettavisen ønsker en åpen og levende debatt.

Her kan du enkelt bidra med din mening.

Annonsebilag