*Nettavisen* Økonomi.

Legger ned forbud: Her er topplederen som hater e-post

Åge Spets i Redningsselskapet kunne bruke timesvis på å lese e-post. Nå har han en nullvisjon for seg selv og selskapet i løpet av 2019.

Åge Spets i Redningsselskapet kunne bruke timesvis på å lese e-post. Nå har han en nullvisjon for seg selv og selskapet i løpet av 2019. Foto: Trond Lepperød (Nettavisen)

IT-sjefen Åge Spets blir kalt «No-Mail Åge» av kollegene. Nå får sjefen 90 prosent færre mail hver dag.

LYSAKER (Nettavisen Økonomi:) - Det startet med at jeg følte at jeg ikke kunne gjøre jobben min skikkelig fordi jeg fikk så mye mail, sier Åge Spets, IT-sjef i Redningsselskapet.

Spets kunne komme tilbake til pulten etter møter med ansatte og eksterne, for så å åpne datamaskinen og finne 400 uleste e-poster. I gjennomsnitt brukte Spets 30 sekunder per e-mail.

- Jeg kunne bruke halve arbeidsdagen min på å lese og rydde opp i e-post, og jeg innså at dramatiske endringer måtte til. Etter å ha luftet problemstillingen med de ansatte, så vi at en del hadde det samme problemet, sier IT-sjefen.

Resultatet ble formulert i målsetningen: All internkommunikasjon skal foregå utenom e-post innen 2019 er over.

- Men hvorfor stoppe der? Eksterne aktører sender meg også mail. Mitt personlige mål er å også kvitte meg med eksterne mailer i løpet 2019, sier Spets, som sier han har god støtte til prosjektet fra Rikke Lind og resten av ledergruppa i Redningsselskapet.

Les også: Tekno-guruen Are Traasdahl kutter ut e-post

Fra 400 til 50 e-poster

Løsningen på Spets' e-post-frustrasjon har vært å få kommunikasjonen over på mer målrettede kanaler. Samarbeidsplattformen Microsoft Teams brukes til å kommunisere med ansatte og samarbeidspartnere, samt enkelte eksterne (som Nettavisen Økonomi, journ. anm). Programvaren Jira bruker Spets til samarbeid med utviklere, mens Pureservice brukes til kommunikasjon med selgere.

- For meg er det demotiverende å se at jeg har fått mye e-post. Disse blir hverken kategorisert eller satt opp i en prioritert rekkefølge. Med rett bruk av apper og verktøy effektiviserer jeg arbeidet og får tid til andre ting, sier Spets.

Klikk på bildet for å forstørre.

Etter å ha drevet vekk et hav av e-poster, anbefaler nå IT-sjef Åge Spets andre toppledere å snakke med de ansatte om hvilke kanaler som skal brukes til hva. Foto: Trond Lepperød (Nettavisen)

Etter at Spets oppfordret de ansatte til å endre måten de kommuniserte sammen på jobb, dukket færre og færre e-poster opp i innboksen.

- De ansatte synes mest at det er morsomt, og kaller meg No-Mail Åge. At de ansatte har fått med seg at jeg ikke har noe til overs for mail, har i seg selv gjort at antallet mail har krympet fra 400 til 50 per dag. Folk tenker seg om før de sender mail til No-Mail Åge, sier Spets.

- Men å spre henvendelsene på flere plattformer og kanaler høres bare tungvint ut, og flytter jo bare arbeidet?

- Jeg opplever i alle fall å få færre henvendelser. Folk spør kanskje heller naboen enn å sende mail, sier Spets.

- Er hensikten med prosjektet å få ansatte til å ikke spørre deg om ting de lurer på?

- Jo, de spør jo. Det er stor takhøyde her. Men det gjelder å få kanalisert spørsmålene og finne riktig kanal, sier Spets.

Etter å ha merket progresjon i arbeidet med å redusere antall internmail, har IT-sjefen tatt fatt på oppgaven med å utradere bruk av e-post til eksterne formål. Han støter stadig vekk på nye utfordringer, som han har laget en liste over. E-post i arbeidslivet er en kultur det tar tid å endre, ifølge Spets.

- En utfordring jeg allerede har merket, er at mulige møtetidspunkt med eksterne ofte blir kommunisert på mail. Her må jeg finne en ny løsning, for eksempel å bli flinkere til å avtale på forkant eller benytte en kalender-app, sier Spets.

Råd: Finn gode systemer i større selskaper

Ifølge en britisk studie fra 2015 kan e-post på jobb være en kilde til frustrasjon og angst. Mens antallet e-post øker, føler mange ansatte og arbeidsgivere at det er vanskelig å prioritere og jobbe når de med jevne mellomrom blir avbrutt - noe som igjen kan føre til stress og nedsatt produktivitet.

Forskerne, som var i kontakt med like under 2.000 ansatte på tvers av sektorer og jobbtitler på tvers av Storbritannia, fant blant annet en sterk sammenheng mellom pushvarsler fra e-post og stress.

Les også: Oslo kommune bruker over 100 millioner på PR og gir «smuler» til fri journalistikk

For IT-sjefen Spets, som jobber i et selskap med 300 ansatte - hvorav minst 200 jobber ute på redningsskøytene, ble e-post så til de grader en tidstyv og kilde til dårlig samvittighet. Hans råd er å spre kommunikasjonen til andre kanaler.

- I et mindre selskap er det kanskje lett med e-post. Men i et større selskap er det viktig å finne gode systemer for intern kommunikasjon. Det gjelder å styre forventningene til kommunikasjon på de ulike kanalene, sier Spets, som understreker at det er viktig å lage retningslinjer for kommunikasjon både internt og eksternt.

Les også: Disse fire tingene må du aldri skrive på Linkedin-profilen din (+)

Nettavisen ønsker en åpen og levende debatt.

Her kan du enkelt bidra med din mening.