Nettavisen.no

Tjenester
Foto: Niklas Carlsson / Imagery By Car (AJprodukter.no)

Slik arkiverer du smart

Det vil spare deg for både tid og energi.

Informasjonsflyten er større enn noensinne, både privat og på jobb. Dette fører til at det er stadig mer informasjon som må arkiveres, noe som gjør at det er to spørsmål det er interessant å få svar på: Hvordan arkiverer vi på en smart måte, og er vi egentlig avhengig av å arkivere så mye som vi gjør i dag?

- Vil forenkle hverdagen

Katarina Hinnerson er en fysioterapeut som er mer enn gjennomsnittlig opptatt av organisering. Hun driver det svenske selskapet Ordningskonsulterna.se, som hjelper bedrifter og individer med å gå igjennom og organisere tingene deres.

- Målet er å forenkle hverdagen ved å skape komfortable og mer funksjonelle områder, både hjemme og på kontoret. Dette sparer deg både tid og energi, sier Katarina.

- Jeg har alltid satt pris på å ha det ryddig og ordentlig. På alle arbeidsplassene mine gjennom årene, har jeg organisert hvert eneste oppbevaringsskap, skrivebord og perm som har kommet min vei. Jeg innså til slutt at det var dette jeg ønsket å jobbe med. Selv om mange bedrifter streber mot å bli et “papirløst kontor”, er det fremdeles en stor mengde papirer som sirkulerer på en arbeidsplass.

Det handler om å forsøke å organisere flyten av papir og kun arkivere det man virkelig har behov for. Et godt alternativ er å forsøke og lagre mer informasjon digitalt. Det gjør også dokumentene søkbare på en rask og enkel måte.

Vil du bli mer organisert på jobb?
Finn produktene her.

- Mye bortkastet tid

Katarina mener at å ha for mange papirer på kontoret og tilbringe mye tid på å lete etter informasjon, kan ha negativ innvirkning på arbeidsmiljøet.

- Studier viser at vi bruker mye tid på å lete etter papirer. Jeg leste en studie som anslår at vi bruker omtrent en måned per år på å lete etter ting vi ikke finner. Det høres ut som bortkastet tid for meg!

Det første steget mot å bli mer organisert, er å skape en bedre struktur og arkiv.

- Jeg prøver å dele ting i prosjekter så det blir klarere for hjernen. Å sortere i ulike kategorier er en god måte å organisere på, og ikke minst en fin måte å arkivere på.

Fakta: 3 arkiveringstips

Klikk for å åpne faktaboksen
 

  • Lag en god struktur som er enkel å forstå, og som alle kan ha tilgang til.
  • Benytt gjerne arkivskap for arkivering.
  • Spør deg selv om du behøver å ta vare på akkurat det dokumentet. Vi er redde for å kaste ting, men behøver vi å ta vare på alt?

Guider deg gjennom jungelen av produkter

Bortsett fra å tenke på de praktiske spørsmålene rundt arkivering, er det også viktig å ha kontroll på for eksempel hyllekapasiteten.

- Oppbevaringshyllene eller kontorskapet må være i stand til å bære vekten av det som skal oppbevares, og er det permer du skal arkivere kan de utgjøre mye vekt totalt sett på en hylle. Du må også passe på at hyllene er dype nok, forklarer Anna Stenström hos AJ Produkter i Halmstad.

- For ytterligere ryddig arkivering kan arkivesker og oppbevaringsbokser være et godt supplement. Hvis du også passer på å merke hyllene med merkelapper, ligger alt til rette for et vellykket og organisert arkiv.

- Vi tilbyr komplette løsninger og kan guide deg igjennom jungelen av ulike produkter, avslutter Anna.

Bli mer organisert og få et bedre arbeidsmiljø med AJ Produkter.
Produktene til din bedrift eller hjemmekontor finner du her.